Der Leistungsdruck in unserer Gesellschaft ist enorm. Manchmal ist er vorgegeben, manchmal machen wir ihn uns aber auch selbst. Doch egal in welcher Form, ob auf der Arbeit oder doch beim Sport, auf Dauer kann dieser Druck zu einer echten Belastung werden. Zumindest dann, wenn man nicht weiß, wie man damit umzugehen hat. Glücklicherweise gibt es aber eine Methode, mit der du deine Produktivität und Effizienz steigern kannst. In diesem Artikel erfährst du, wie du mit Batching eine gute Leistung innerhalb kürzester Zeit mit so wenig Stress wie möglich erbringst.
Alles zum Thema „Batching“:
Was ist Batching?
Erst beantwortest du diese eine wichtige E-Mail, dann musst du schnell ein wichtiges Telefonat führen, um im Anschluss daran dann wieder ein paar Mails zu beantworten. Anschließend hast du noch ein Meeting und danach wieder ein paar E-Mails, die nicht warten können. Und zwischendurch versuchst du immer wieder, die Dinge zu erledigen, die du dir ursprünglich für diesen Tag vorgenommen hattest.
So oder so ähnlich sieht für viele Menschen ein normaler Arbeitstag aus. In der Regel ist dieser ziemlich durcheinander, stressig und meist alles andere als produktiv. Und genau hier kommt das sogenannte Batching ins Spiel. Anstatt alle deine Verpflichtungen komplett durcheinander zu erledigen und ständig von der einen Aufgabe zur nächsten zu wechseln, kannst du deine Aufgaben auch einfach „batchen“.
„To batch something“ bedeutet im Englischen etwa so viel wie etwas stapelweise zu erledigen. Somit stellt das Konzept des Batchings quasi das Gegenteil zum Multitasking dar. Wenn du deine Aufgaben also stapelst, wirst du langfristig wesentlich produktiver und effektiver arbeiten können.
Deshalb kannst du mit Batching so viel Zeit sparen
Jetzt weißt du schonmal, was man unter Batching versteht. Doch warum kann man mit diesem Konzept so viel Zeit sparen? Das Ganze lässt sich am besten an einem Beispiel verdeutlichen. Stell dir also vor, du müsstest innerhalb einer Woche etwa 50 Briefe an Geschäftskund:innen verschicken. Du könntest jetzt jeden Brief einzeln schreiben, ihn in einen Umschlag packen und anschließend zur Post fahren, um dort in der Schlange zu warten, eine Briefmarke zu kaufen und dann endlich den Brief abzuschicken.
Das würde jedoch sehr viel Zeit kosten. Wenn du so häufig zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herwechselst, kostet das dein Gehirn meist sehr viel Kapazität. Bis du dich nach einem Wechsel wieder auf eine neue Aufgabe konzentrieren kannst, vergehen häufig mehrere Minuten.
Daher ist es sinnvoller, erst alle Briefe zu schreiben und dann alle Briefe in Umschläge zu packen, um dann mit all diesen Briefen zum Postamt zu fahren, Briefmarken zu kaufen und somit alle Briefe zusammen abzuschicken. Was du hier also machst, ist es, gleichartige Aufgaben so zu bündeln, dass du dadurch effektive Arbeit leistest und eine Menge Zeit sparst.
Auf die Realität übertragen ist es also ganz gleich, ob deine Briefe jetzt E-Mails, Telefonate oder Meetings sind, wenn du sie stapelst, sparst du dir eine Menge Zeit und arbeitest somit viel effizienter, da sich dein Gehirn nicht ständig an neue Aufgaben gewöhnen muss.
So kannst du Batching in deinen (Arbeits-)Alltag integrieren
In der Theorie klingt das Batching von Aufgaben jetzt erstmal ganz einfach. In der Realität ist es jedoch nicht immer so leicht, einfach alle E-Mails, Telefonate oder Meetings auf einmal abzuarbeiten. Deshalb haben wir hier einige Tipps für dich zusammengestellt, die dir dabei helfen, das Batching sowohl in deinen Arbeitsalltag als auch in deinen normalen Alltag zu integrieren:
1. To-do-Liste erstellen
Gerade im Arbeitsalltag werden wir häufig mit zahlreichen Aufgaben gerade zu überrumpelt. Da fällt es schwer, den Überblick zu bewahren. Daher ist es hilfreich, dir eine To-do-Liste zu erstellen, auf der du erstmal alle Aufgaben, die du an diesem Tag erledigen musst, aufschreibst.
So hast du schonmal einen groben Überblick darüber, was dich an diesem Tag erwartet und kannst deinen restlichen Tagesablauf entsprechen planen.
2. Aufgaben kategorisieren und ordnen
Hast du einmal eine To-do-Liste erstellt, ist es jetzt an der Zeit, die Punkte darauf entsprechend zu ordnen. Hier kommt also das Batching zum Einsatz. Fasse dazu alle Aufgaben zusammen, die thematisch zusammengehören oder sich in irgendeiner Form ähneln. Das können zum Beispiel alle E-Mails oder alle Telefonate sein.
Du kannst diese Aufgaben also entweder direkt untereinanderschreiben oder du nutzt verschiedene Farben, um sie zu sortieren. So behältst du leichter den Überblick über all deine Aufgaben und arbeitest dank des Batchings viel effektiver.
3. Zeitfenster blocken
Jetzt musst du dich nur noch entscheiden, welche dieser gestapelten Aufgaben du zuerst erledigen möchtest oder musst. Dazu kannst du dir beispielsweise einen Zeitplan erstellen, in dem du den Aufgaben verschiedenen Uhrzeiten zuweist. So bleibst du den ganzen Tag über strukturiert und lässt dich nicht so leicht ablenken, da du immer etwas zu tun hast.
Tipp: Wenn du die Methode mit dem Zeitplan anwendest, solltest du auf jeden Fall darauf achten, auch deine Pausen und deinen Feierabend in diesen Zeitplan einzutragen.
Fazit: Batching sorgt für mehr Routine in deinem Alltag
Mithilfe von Batching kannst du also nicht nur deinen Arbeitsalltag strukturieren, sondern auch dein Privatleben auf Vordermann bringen. Dein Gehirn kann sich durch das Ordnen und Stapeln von Aufgaben besser an eine bestimmte Tätigkeit gewöhnen. Somit lässt du dich nicht so leicht ablenken und arbeitest im Endeffekt schneller und effizienter als zuvor.
Langfristig gesehen beugst du dich damit dem vorgegebenen oder deinem persönlichen Leistungsdruck, ohne dabei total unter Stress zu stehen. So steigerst du auf Dauer deine Produktivität, was deiner Karriere sicherlich nicht schadet.
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