To-Do-Listen erstellen, ist die ideale Lösung, um wichtige Aufgaben aus dem Kopf auszulagern. Doch mit einem Schmierzettel ist es nicht getan. Wer das Ganze professioneller angeht, kann nicht nur seine Produktivität hochfahren, sondern zugleich den uns allen allzu bekannten Stress rausnehmen. Wie das gehen soll, liest du hier.

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Um sein Leben in den griff zu bekommen, empfiehlt es sich, drei To-Do Listen zu erstellen.

Eine To-Do Liste ist kein Schmierzettel

To-Do Listen helfen, den Berg an Aufgaben zu sortieren, den man vor sich hat und schaffen einen Anreiz. Tatsächlich, da ist sich auch die Forschung einig, sorgen die knackigen Listen für ein fokussiertes Arbeiten, welches auch nicht vor großen Aufgaben zurückschrecken lässt. 

Der positive Nebeneffekt? Struktuiertes Arbeiten schärft den Fokus und nimmt den Stress, der sonst in unserem Hinterkopf herumschwirrt. Das Abhaken eines Punktes stimuliert unser Gehirn und lässt uns kleine Erfolge feiern.

Doch eine läppische Liste wird nicht genügen. Um deine Produktivität zu steigern und Stress zu reduzieren, brauchst du drei Listen:

  1. Eine Gesamtliste: Hier wird alles, wirklich alles vermerkt, was erledigt werden muss und kann in der nächsten Zeit.
  2. Eine Wochenliste: Für die kommende Woche wird hier alles notiert, was in der Woche angestrebt wird, zu schaffen.
  3. Eine Tagesliste: Hier werden nur die To-Dos vermerkt, die es am Tag zu bewältigen gibt.

Tipp: Liste 1 sollte monatlich geführt & überarbeitet werden, Liste zwei jeden Sonntagabend geschrieben und Liste 3 sollte jeden Vorabend verfasst werden. So kann mit Monats-, Wochen- oder Tagesbeginn direkt und produktiv gestartet werden, ohne Zeit zu vergeuden.

Warum der Aufwand? Eine einzige Liste würde schnell unübersichtlich und lässt Aufgaben in den Hintergrund rücken, die nicht auf die schnell zu erledigen sind. Allgemein kann langfristiger gedacht werden.

Liste
Auf der Gesamtliste sollte masterplanmäßig alles drauf stehen, was erledigt werden soll.

Liste 1: Die Gesamtliste

Diese Liste erstellt sich fast wie ein Brainstorming: 

  • Wild sollte alles aufgeschrieben werden, was in der nächsten Zeit ansteht oder erledigt werden kann. 
  • Anstehende Termine und Großprojekte, die man schon immer machen wollte, wegen Zeitmangel allerdings nie hinbekommen hat, sind hier richtig aufgehoben.

Liste 2: Die Wochenliste

Die Aufgaben aus der Masterliste werden nun aufgedröselt:

  • Stand in der Gesamtliste beispielsweise Zimmer aussortieren, wird diese Aufgabe auf der Wochenliste nun aufgedröselt in die anstehenden Einzelschritte.
  • So lässt sich übersichtlich darstellen, wie man wöchentlich seine Ziele erreicht: Ein Einzelschritt könnte nun beispielsweise sein, den Schreibtisch aufzuräumen.

Liste 3: Die Tagesliste

Hier stehen die Aufgaben drauf, die täglich verrichtet werden:

  • Dieser werden nach Priorität geordnet. Prio 1-Aufgaben werden zuerst erledigt, Prio 3- Aufgaben werden zuletzt erledigt.
  • Prio 3-Aufgaben könnten im Zweifel auf den nächsten Tag verschoben werden. Verschobene Aufgaben bekommen am nächsten Tag Prio 1.

Tipp: Unangenehme Aufgaben solltest du beim To-Do Listen erstellen mit Prio 1 versehen, um sie hinter dich zu bringen. Weiter solltest du dir realistische Ziele setzen, sodass am Ende des Tages noch Zeit für dich bleibt, die du frei ohne Liste gestalten kannst.

Frau Hand
Auch bei den einzelnen Listen gibt es einiges zu beachten:

Was gilt es noch zu beachten beim To-Do Listen erstellen?

Um deine Listen voll auskosten zu können, solltest du folgende Punkte ebenfalls beherzigen: 

  • Aufgaben klein halten und Teilschritte formulieren: Der Weg ist auch hier das Ziel. Soll also das Zimmer ausgemistet werden, sollte dies nicht als Großprojekt vermerkt werden, sondern alle dafür nötigen Einzelschritte sollten sich in der Liste wiederfinden.
  • Zeit einplanen: Eine Tagesliste mit 10 Punkten? Wenn einer davon nicht Haare waschen heißt, wird das Ziel schwer zu erreichen sein. Aufgaben nehmen meist mehr Zeit in Anspruch, als gedacht. Weniger ist also mehr bei den To Dos.
  • Beim Erstellen der Liste schon Hilfestellungen geben: Telefonnummern notieren, Websites verlinken (wenn digital gearbeitet wird) oder eigene Handlungsanweisungen geben. Aufgaben können dann ohne größeren organisatorischen Aufwand angegangen werden. 
  • Revue passieren lassen: Am Ende der Woche wird die Wochenliste überprüft, nicht erreichte Ziele werden mit in die neue Woche genommen und erfolgreich absolvierte Aufgaben werden gefeiert.

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