Im Arbeitsalltag kommen neue Aufgaben nicht im Tagesrhythmus um die Ecke. An manchen Tagen könnten Däumchen wund gedreht werden, an anderen gibt es kein Ende. Gerade diese Tage werden stressig. Hier gilt es, Unterbrechungen, Störungen und Ablenkungen so gut es geht auszuschalten, die Arbeit in Zeitintervalle einzuteilen und vor allem zu Priorisieren.

Besonders effektiv: Die Eisenhower Methode. Sie wird dem ehemaligen General und US-Präsidenten zugeschrieben, ist also stressgeprüft. Sie verhindert, dass du dich in Kleinigkeiten verlierst oder ablenken lässt und dich stattdessen auf das Wesentliche konzentrierst.

Was steht im Mittelpunkt der Eisenhower Methode?

Bei dieser Methode geht es nicht darum, wie genau du deine Aufgaben erledigst, sondern ob und wann. Es geht also um klassisches Zeitmanagement. Die Eisenhower Methode strukturiert deinen Tag nicht von vorne bis hinten durch, sondern wird nur an einer einzigen Stelle relevant. Nämlich dann, wenn die Aufgaben neu reinkommen. Die Eisenhower Methode bietet dir hierfür einen Arbeitsfluss.

Entscheidungsängste machen sich bei dieser Methode wirklich schlecht, da es um die Unterscheidung und Einteilung wichtiger und dringender Aufgaben von unwichtigen und nicht dringenden Aufgaben geht. Alle neuen Aufgaben müssen durch den Eisenhower-Filter, nicht alle schaffen es auf die To-Do-Liste. Was damit gemeint ist, kannst du dir ungefähr so vorstellen:

Die Eisenhower Methode priorisiert deine Aufgaben. Credit: canva.com

Jede neue Aufgabe wird durch zwei Fragen kategorisiert:

  1. Ist die Aufgabe wichtig?
  2. Ist die Aufgaben dringend?

Anschließend wird die Aufgabe in das entsprechende Feld eingetragen.

Was ist wichtig & was ist dringend?

Entscheidend am Ablauf ist, dass wichtige Aufgaben sofort erledigt werden und unwichtige Aufgaben entweder delegiert oder eliminiert werden. Aber was ist wirklich wichtig und was ist wirklich dringend?

Was ist wichtig?

Etwas ist wichtig, wenn es dich nach vorne bringt und entscheidend für das Erreichen eines größeren Ziels ist. Dabei ist die Dimension „wichtig“ vorwiegend auf dich selbst bezogen.

Dabei ist es egal, ob das Anstehende dringend ist oder nicht. Entweder du kneifst die Augen zu und beißt dich sofort durch, oder du legst einen Termin dafür fest.

Was ist dringend?

Dringend sind Aufgaben, wenn die Deadline in greifbare Nähe kommt. Im Vordergrund steht der zeitliche Aspekt, es geht nicht darum, wie wichtig du die Aufgabe findest. Oft kommt es vor, dass gerade die ordentlich Druck auf dich ausüben und dich alle zehn Minuten an Fristen erinnern, nur um die Relevanz der Aufgabe noch einmal zu betonen. In solchen Momenten solltest du natürlich erstmal ruhig bleiben. Ist die Aufgabe wirklich so dringend, oder ist das der übliche Büro-Stress?

Dazu kann es sein, dass auch kleinere Aufgaben, Telefonate oder E-Mails beantwortet werden müssen, da sonst zum Beispiel Kolleg:innen aufgehalten werden. Das ist dann alles zwar dringend, aber nicht wirklich wichtig, sodass Eisenhower die Aufgaben delegiert hätte. Hast du niemanden zum Delegieren, musst du da leider selber durch.

Weder wichtig noch dringend

Nichts von beidem sind Dinge, mit denen wir uns nebenher beschäftigen. Beispielsweise in der Zwischenzeit am Handy hängen, zielloses Browsen oder die Mails ein viertes Mal zu checken, obwohl klar ist, dass nicht bahnbrechendes ansteht.

Business Frau Klebezettel
Du brauchst eine bessere Möglichkeit deine Aufgaben zu priorisieren als Klebezettel? Probier’s mit der Eisenhower Methode. Credit: istock.com/PeopleImages /

Vorteile & Nachteile der Eisenhower Methode

Durch die Eisenhower Methode lassen sich deine anstehenden Aufgaben besser strukturieren und du kannst effektiver arbeiten. Unwichtige Aufgaben werden gefiltert, sodass du zusätzlich eine Menge Zeit sparen kannst.

Kompliziert wird es, wenn du nicht sehr entscheidungsfreudig bist oder noch keine Erfahrungen sammeln konntest. Dann fällt dir die Zuteilung der einzelnen Aufgaben in die Felder schwer. Das ist zum Beispiel bei Jobwechseln, Einstiegen oder bei neuen Projekten so.

Weniger Chaos, mehr Struktur?

Auch die 80:20 Regel hilft dir dabei, ganz genauso wie die ALPEN-Methode.

Du kannst dich schlecht konzentrieren? Dann ist vielleicht die Pomodoro-Technik etwas für dich.