Auf der Arbeit beobachte ich eine Tatsache ganz genau: Es gibt einen großen Unterschied zwischen produktiven Menschen und den Menschen, die einfach immer „busy“ (beschäftigt) sind.

Die Menschen, die immer busy sind, sind die ersten, die morgens das Büro betreten und die letzten, die am Abend nach Hause gehen. Sie lassen sich nicht in die Karten schauen und haben nur selten Statusupdates zu ihren Projekten. Der Grund: Vor lauter Projekten wissen sie selbst nicht, wo ihnen der Kopf steht und blicken bei den meisten Dingen nicht durch.

Diejenigen, die wirklich produktiv sind, können zu jeder Zeit ein Update zum gewünschten Projekt geben. Sie machen nur wenige Überstunden und legen eine sehr organisierte Arbeitsweise an den Tag. Bei einem produktiven Menschen kannst du dir sicher sein, dass eine Aufgabe in guten Händen ist und nicht unter den Tisch fällt.

Kennst du diesen Unterschied zwischen „busy“ und produktiv von dir selbst? Dann ist dieser Artikel ideal für dich. Mit drei bewährten Methoden wollen wir dir zeigen, wie du deine Produktivität steigern kannst.

Warum sollte ich produktiver werden?

Dabei gibt es viele Gründe, warum du dich mit dem Thema unbedingt beschäftigen solltest. Denn produktiv arbeitende Menschen fühlen sich weniger gestresst, erzielen schnellere und bessere Ergebnisse und sind beruflich meist erfolgreicher – außerdem haben sie eine ausgewogenere Work-Life-Balance.

Statistiken beweisen, dass die Produktivität im Arbeitsumfeld gestört wird, wenn Mitarbeitende versuchen, Leistung zu bringe und wenig auf ihre eigenen Bedürfnisse hören. Statista zeigt beispielsweise, dass Präsentismus zu einem hohen (bis zu 20 %) Produktivitätsverlust führt.

Nice to Know: Präsentismus ist die Angewohnheit, zur Arbeit zu kommen, auch wenn man eigentlich krank ist. Laut der Bundesanstalt für Arbeitsschutz ist Präsentismus ein Phänomen der neuen Arbeitswelt und führt weltweit zu Einbußen in Unternehmen.

Dennoch ist es vollkommen verständlich, wenn du in diesem modernen Chaos, in dem alle immer schneller, höher, weiter wollen, ein wenig den Überblick verlierst. Aus diesem Grund zeigen wir dir drei Methoden, mit denen du die eigene Produktivität steigern kannst.

Produktivität steigern: Sortiere aus und setze Prioritäten

Fällt es dir schwer, Prioritäten zu setzen? Dann bist du damit nicht allein. Denn viele Menschen haben Probleme damit, festzulegen, welche Aufgaben wirklich wichtig sind. Dabei bezieht sich das Prioritäten-Setzen nicht nur auf die Arbeit, sondern auch auf das gesamte Privatleben. 

Sie schenken unbedeutenden Tätigkeiten zu viel Aufmerksamkeit, sodass ihnen die Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben fehlt.

Im Gegensatz dazu gibt es noch den Typ Mensch, der scheinbar immer alles irgendwie auf die Reihe kriegt und bei dem du dich fragst, wie das eigentlich möglich ist und was sein Geheimrezept ist. Dabei ist die Antwort darauf ganz einfach: Dieser Mensch lebt und arbeitet äußerst produktiv.

Redaktionstipp: Wir aus der Redaktion von wmn.de wissen ganz genau, wie schnell sich unproduktives Arbeiten gerade im Homeoffice einschleichen kann. Nicht enden wollende Meetings und Calls halten uns beispielsweise von der eigentlichen Arbeit ab. Oder man verstrickt sich stundenlang in eine Detailaufgabe, die am Ende keinen nutzenn bringt. Wir haben die größten Fallen im Homeoffice für dich zusammengetragen und geben dir die besten Tipps, wie man dagegen angehen kann.

Nein: Der Schlüssel zur Produktivität

Der Schlüssel zu mehr Produktivität ist einfach. Denn um mehr Energie zu haben und sich auf die Arbeit konzentrieren zu können, die wirklich wichtig ist, musst du nur eins tun: “Nein sagen” lernen. Du kannst deine Produktivität nur steigern, wenn du nach dem Prinzip: „Weniger ist mehr,“ lebst.

Produktive Menschen haben gelernt “Nein zu sagen” und das auch gegenüber ihren Kollegen und ihrem Chef. Wenn du immer “Ja” sagst, dann wirst du irgendwann den Blick für das Wesentliche verlieren und langfristig erschöpft und überfordert sein.

Davon hängt die Produktivität ab

Ganz so leicht ist die Umsetzung natürlich nicht. Um deine Produktivität zu steigern, ist es wichtig zu wissen, wovon Produktivität abhängt. Denn einige Umweltfaktoren kannst du nicht beeinflussen. Aber du kannst sie dir zunutze machen. Denn:

  1. Jeder Mensch hat einen anderen Zeitpunkt, zu dem er oder sie besonders produktiv ist. Finde also heraus, ob du am Morgen, zu Mittag oder am Abend am besten arbeiten kannst und lege deine Prioritäten entsprechend auf diese Teile des Tages.
  2. Pausen sind essenziell, um produktiv arbeiten zu können.
  3. Energie kommt nicht von ungefähr. Daher nehme ausreichend Nahrung und Flüssigkeit zu dir und achte auf ein ausgewogenes Mittagessen.
  4. Kaffee bringt dich über das Mittagstief, aber du solltest ihn gezielt einsetzen, damit dein Körper sich nicht an eine zu hohe Koffeinzufuhr gewöhnt.
Frau sitzt vor Laptop
Manchmal wird der Arbeitsalltag zu viel. Foto: IMAGO Images / Westend61

7 Produktivitätskiller, auf die du verzichten solltest

  1. 24/7 erreichbar sein. Solltest du immer erreichbar sein, dann bist du nie zu 100 % bei einer Aufgabe und lässt dich sehr leicht ablenken. Die Folge ist, dass du nach einer Unterbrechung immer wieder in die Aufgabe hineinfinden musst und das dauert eine gewisse Zeit.
  2. Arbeiten bei ständigem Lärm. Lärm und Unruhe kann deine Arbeitsleistung verschlechtern. Darunter leiden die Konzentration und die Motivation. Bei Lärm zu arbeiten macht den meisten nämlich viel weniger Spaß.
  3. Mehrmals am Tag die Mails checken. In den meisten Jobs ist es nicht nötig, mehrmals am Tag ins Postfach zu schauen. Solltest du dringenden Mailkontakt haben, ist das natürlich etwas anderes. Suche dir deswegen feste Zeiten für das Checken der Emails aus. Am besten Morgens kurz nach dem Beginn der Arbeit und Abends kurz vor Feierabend.
  4. Sich mehr vorzunehmen als man schaffen kann. Zu viele Projekte auf einmal kann niemand schaffen und du bist ständig im Verzug. Das macht dich weniger produktiv, deine Arbeit wird schluderiger und du bist selbst gestresster.
  5. Keine Pausen machen. Pausen gehören zu deinem Arbeitsalltag genauso dazu, wie das Anziehen der Schuhe zum Spazierengehen gehört. Die Gründe, warum Pausen so wichtig ist, sind vielfältig. Lies hier nach, warum du keine Pause ausfallen lassen solltest.
  6. Alles selbst machen. Du solltest auf keinen Fall in die Falle tappen, alles auf der Arbeit selber machen zu wollen. Wenn du in einem Team arbeitest, dann sollte jedes Mitglied eigene Aufgabenschwerpunkte haben. Eine:n Expert:in zu haben, ist meist viel produktiver, als sich selbst in Dinge einzuarbeiten, von denen man keine Ahnung hat.
  7. Privaten Stress mit auf die Arbeit nehmen. Wenn zu Hause der Haussegen schief hängt, oder deine Familie dir auf die Nerven geht, bringt es dir gar nichts, diesen Stress auch noch ins Büro mitzubringen.
    Konzentrationsstörungen, Nervosität, Verspannungen oder Schlafstörungen. Um deine Produktivität zu steigern, musst du genau hier ansetzen und bestimmte Techniken beherzigen.

3 Techniken, um die Produktivität zu steigern

Im Folgenden wollen wir auf drei Techniken eingehen, mit denen sich die Produktivität steigern lässt. Diese Methoden sind zwar bereits erprobt und haben schon einigen Menschen geholfen. Dennoch sollten wir uns darüber bewusst sein, dass jeder Mensch unterschiedlich ist und deswegen auf nicht jeder Methode gleich gut wirken kann.

1. To-Do-Listen erstellen

Eine alte, aber besonders bewährte Technik, ist die To-Do-Liste. Mit einer solchen Liste kann jeder Mensch die eigenen Prioritäten aufschreiben und daran festhalten. Es gibt bei To-Do-Listen auch noch große Unterschiede: Wir haben einige Beispiele für dich gesammelt, mit denen man Monats-, Wochen- und Tages-To-Do-Listen erstellt.

2. Die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik setzt auf kurze Konzentrations-Blöcke. Dabei konzentrierst du dich fünf Minuten auf eine Aufgabe, ohne dich von deinem Handy oder neuen E-Mails ablenken zu lassen. 

Du wirst merken, dass du nicht nur sehr konzentriert sein wirst und fünf Minuten absolut machbar erscheinen, sondern auch, dass aus den fünf Minuten ganz schnell mal zehn oder zwanzig werden. 

3. Die 52-17-Methode

Auch diese Methode arbeitet damit, Pausen gezielt einzusetzen. Auf 52 Minuten des Arbeitens folgen 17 Minuten, in denen Pause gemacht wird. Die Methode stammt von Forschenden der Draugiem Group aus Lettland und wird heute bereits weitgehend eingesetzt. Der Grund dafür, warum diese Methode so gut funktionieren soll, ist es, sich genau an die eigenen Zeitvorgaben zu halten. Du musst in dieser Methode also nicht unbedingt 52 Minuten arbeiten und 17 Minuten Pause machen. Suche dir deinen eigenen Arbeitsrhythmus aus und halte dich eisern daran.

Wie man diese Methode in die Tat umsetzt, findest du hier.

4. Das GTD-System: “Getting Things Done”

Bei dieser Technik gibt es sieben Pfeiler. Als Erstes geht es um eine sinnvolle To-Do-Liste, denn diese verschafft dir einen ersten Überblick über deine Aufgaben. Danach folgt die Not-To-Do-Liste, die all die Dinge enthält, welche du heute oder generell auf keinen Fall tun möchtest. 

Das betrifft zum Beispiel Aufgaben, die dir deine Familie oder deine Kollegen ständig zuschieben und für die du einfach keine Zeit hast. 

Außerdem kann dir nach dem dritten Aspekt eine Projektliste bei der Arbeit dabei helfen, deine Projekte einzuteilen und zu strukturieren. Die Zeit, die du dadurch gewinnst, brauchst du viel mehr für den vierten Pfeiler, denn hier geht es um die Ideenliste. Auf dieser hältst du all deine Ideen und Einfälle fest. 

Diese kannst du auch in Notizbüchern schreiben, die den fünften Punkt umfassen. Wenn du stets alles aufschreibst, vermeidest du, dass du wichtige Dinge vergisst. Daher ist auch nach dem sechsten Aspekt ein Kalender besonders wichtig und nach dem siebten eine übersichtliche Ablage. Ordnung und Strukturen sind somit das A&O, um deine Produktivität zu steigern.

5. Die Zwei-Minuten-Regel

Die sieben Pfeiler sind dir zu aufwendig? Dann versuche es mit der Zwei Minuten Regel. Alles, was du in zwei Minuten schaffen kannst, solltest du sofort erledigen. Alles andere solltest du an jemanden abgeben oder einen Tag bestimmen an dem du es erledigen kannst (daran solltest du dich dann aber auch halten).

Fazit: “Nein sagen” reduziert den Stress & verschafft dir Zeit

Zeit, die du dann für die wirklich wichtigen Dinge hast und die du dir frei einteilen kannst. Außerdem wirst du weniger gestresst sein und trotzdem zufriedener mit dem, was du geschafft hast. Denn langfristig ist die richtige Work-Life-Balance die einzige Möglichkeit, um deine Produktivität wirklich zu steigern.

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