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Darum solltest du in einer E-Mail keine Ausrufezeichen nutzen

Bist du ein großer Fan von Ausrufezeichen? Dann solltest du das besser abstellen, zumindest bei geschäftlichen E-Mails. Da kann nämlich Einiges schiefgehen, das dich deine gute Beziehung zu deinen Mitarbeiter:innen kosten könnte.

Frau Tastatur schreiben PC Arbeit
Ein Ausrufezeichen in einer geschäftlichen E-Mail kann sehr schnell missverstanden werden. Foto: Getty Images/supersizer

Ausrufezeichen sind in (fast) jeder geschäftlichen E-Mail Gift. Auch wenn du dich nicht davor zügeln kannst, deine Gedanken mit einem Satzzeichen zum Ausdruck zu bringen, solltest du es trotzdem lieber sein lassen.

Dabei passiert nämlich ungefähr das Gleiche, was so manche digitalferne Baby-Boomer noch mit Großbuchstaben auslösen. Denn sei mal ehrlich: bekommst du nicht auch erstmal Angst, wenn du mit „SEHR GEEHRTE FRAU X, ICH HABE ETWAS MIT IHNEN ZU BESPRECHEN“ angeschrie(be)n wirst? Wir erklären dir, warum du auf das Ausrufezeichen verzichten und was du stattdessen tun solltest.

Passe immer mit deinen Satzzeichen bei einer geschäftlichen E-Mail auf!

In dieser Überschrift habe ich das Ausrufezeichen bewusst gewählt, um dich ausdrücklich darauf hinzuweisen, bei dem Verfassen einer geschäftlichen E-Mail nicht die falschen Satzzeichen zu verwenden. Diese tragen nämlich mehr Bedeutung als du denken magst.

Bei E-Mails handelt es sich um nicht-mündliche Kommunikation. Das bedeutet, du kannst nicht durch Mimik und Körpersprache dem Gesagten einen zusätzlichen Ausdruck verleihen. Kommunikation über E-Mails bringt somit einige Schwierigkeiten mit sich. Nur weil du dich nicht mit gesprochenen Worten ausdrücken kannst, heißt es nicht, dass dir nicht trotzdem peinliche oder unangenehme Momente passieren können.

Bei E-Mails gibt es unter geschriebenen Worten auch keine Abstufungen. Man muss das hinnehmen, was man in einer E-Mail liest und weiß nicht, wie der/die Andere die Mail ausgelegt haben könnte. Vor allem beim Ausrufezeichen kann viel missverstanden werden, deshalb kommt hier die Erklärung, warum es in deiner geschäftlichen E-Mail niemals auftauchen sollte.

Ausrufezeichen E-Mail
Aus diesem Grund solltest du niemals eine E-Mail mit einem Ausrufezeichen verwenden. Foto: Getty Images / SeventyFour Collage: Canva

Darum sind Ausrufezeichen in geschäftlichen E-Mails gefährlich

Es ist völlig normal, wenn dir das Tippen von einem Ausrufezeichen auf den Fingern brennt. Schließlich ist das beim Tippen das passendste Mittel, um das Gesagte noch mehr zu verdeutlichen. Im Gespräch mit Freund:innen oder engen Familienmitgliedern kann das mal vorkommen, sie mit diesem Satzzeichen auf etwas besonders aufmerksam zu machen.

Du solltest das bei einer geschäftlichen E-Mail zurückhalten, denn dort handelt es sich in der Regel um ein professionelles Verhältnis. Diese Mails tauschst du mit Kolleg:innen oder Vorgesetzt:innen aus, bei denen du Informationen. Eindrücke, Ideen oder manchmal auch die eigene Meinung einbringst. Jedoch solltest du gerade beim Letzten aufpassen, dass du dich nicht unbewusst Ton vergreifst.

So viele Missverständnisse können passieren

Denn egal, wie höflich du mit einem Satz zu sein versuchst, löst du mit einem Ausrufezeichen immer das Gegenteil aus. Ein kleines Beispiel: deine vorgesetzte Person dich fragt, ob du X schon erledigt hast. Antwortest du mit „Ja, darum kümmere ich mich gleich!“, klingt das so, als würdest du dieser Aufforderung trotzen.

Ein anderes Beispiel: ein Kollege oder eine Kollege möchte dich mit einer Änderung oder Entwicklung eures Unternehmens informieren, du weißt darüber aber schon Bescheid. Jetzt entscheide hier, was höflicher klingt.

Du: Vielen Dank, das ist mir schon bekannt.

Du: Vielen Dank, das ist mir schon bekannt!!!

Was glaubst du, wird dein Gegenüber über dich denken? Genau, er oder sie, glaubt, du bist beleidigt, vielleicht weil man dir einen mangelnden Wissensstand vorwerfen möchte oder Ähnliches. Das wesentliche Problem ist, dass sie die andere Person erstmal angegriffen fühlt, obwohl das von dir gar nicht so gemeint war. Um unnötige Konflikte also in erster Linie zu vermeiden, versuche, die Ausrufezeichen in einer Mail durch einen Punkt zu ersetzen.

In diesem Fall ist ein Ausrufezeichen erlaubt

In jedem Unternehmen und somit auch in jeder internen Kommunikation gibt es unterschiedliche Standards und Regelungen. Dabei kann es auch sein, dass für manche Dinge Codes oder Zeichen eingesetzt werden, die für eine Sache stehen und bei denen alle Kolleg:innen Bescheid wissen.

Ähnlich ist es beim Ausrufezeichen: wenn intern abgesprochen ist, dass ein Ausrufezeichen beispielsweise in der Betreffzeile der Mail steht, um auf die Dringlichkeit dieser Mail hinzuweisen, dann kannst du dieses natürlich nutzen. Aber passe auch hier auf, denn du solltest es auch nicht übertreiben. Nutzt du diese Priorisierung aus, nur um sicherzugehen, dass deine Mails möglichst schnell gelesen und beantwortet werden, dann machst du dich sehr unbeliebt.