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Darum solltest du eine E-Mail nicht mit den Worten „Sehr geehrte“ beginnen

Die meisten Arbeitsmails beginnen oft mit der Klausel „Sehr geehrte Damen und Herren…“. Wir zeigen dir, warum diese Floskel nicht mehr so aktuell ist und wie du deine Anrede besser gestalten kannst.

Frau schreibt Arbeitsmails
Du willst eine gute Arbeitsmail schreiben? Dann benutze nicht "Sehr geehrte Damen und Herren...". Warum? Das liest du hier. Foto: IMAGO Images / Addictive Stock

Sicherlich hast auch du eine deiner Arbeitsmails schon einmal mit „Sehr geehrte Damen und Herren…“ begonnen. Schließlich wurde uns beigebracht, dass dies die korrekte Anrede für Geschäftspartner:innen ist. Allerdings ändert sich die Arbeitswelt und heute geht es in den Mails viel weniger um die Form, als um den Inhalt an sich. Sogar eine gewisse Portion an Humor wird sehr gerne gesehen! Wir zeigen dir, wie deine Arbeitsmail richtig gut wird und welche Floskeln du in Zukunft unterlassen kannst.

Wie schreibt man Arbeitsmails richtig?

Vor allem im Business ist es wichtig, einen professionellen Eindruck zu machen. Bereits Kleinigkeiten können negativ auffallen. Daher solltest du einige grundlegende Dinge beachten, wenn du Arbeitsmails schreibst:

  • Achte darauf, dass du die richtige E-Mail-Adresse hast und überprüfe, wer im CC ist. Wenn du auf eine Rundmail antwortest, solltest du gegebenenfalls darauf achten, dass du nicht allen antwortest, sondern nur dem Verfasser:in.
  • Überprüfe, ob Rechtschreibfehler sich in deine Arbeitsmail eingeschlichen haben.
  • Wenn du Dokumente mit deiner E-Mail verschicken willst, solltest du überprüfen, dass du diese auch angehängt hast.

Außerdem ist es wichtig, dass du dir sicher bist, an wen du die Mail schreibst und verschiedene Adressat:innen innerhalb deines Posteinganges nicht durcheinander bringst. Das kann schnell unprofessionell wirken und die Adressat:innen könnten sich dadurch auch weniger wertgeschätzt fühlen.

Tipp: Wenn du dir unsicher bist, wie du eine geschäftliche Mail verfasst, scheue dich nicht davor, erfahrenere Kolleg:innen um Rat zu fragen. Oft entwickelt man im Laufe der Zeit eine Routine und tut sich leichter mit professionellem E-Mail-Verkehr. Wenn dein:e Kolleg:in schon länger im Job ist als du, kann er / sie dir wichtige Anhaltspunkte geben.

„Sehr geehrte“: In der Arbeitsmail nicht angemessen

Früher startet man gefühlt jede Arbeitsmail mit den Worten „Sehr geehrte…“. Meistens folgten dann Klausen wie „Mitarbeitende“ oder „Damen und Herren“. Formulierst auch du deine Mails noch immer nach diesem Muster? Es gibt mittlerweile Anreden, die viel passender sind, als diese eingestaubte Floskel.

Natürlich ist „Sehr geehrte“ noch immer eine der unverfänglichsten Anreden und wird deshalb noch immer genutzt. Aber nicht immer ist dieser Beginn so nötig. Wenn du an jemanden eine Arbeitsmail schreibst, mit dem du schon häufiger Kontakt hattest, kannst du gerne auch mit „Liebe/Lieber…“ beginnen. Auch „Guten Tag, Frau… bzw. Guten Tag, Herr…“ ist absolut in Ordnung und kommt nicht so steif daher, wie „Sehr geehrte“.

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Wir haben uns mal angeschaut, wie man eine Arbeitsmail am besten formuliert. Foto: IMAGO/Westend61

Überlege dir also, bevor du deine Arbeitsmail formulierst, wer der/die Adressat:in deiner Mail ist. Kennst du die Person oder hattet ihr schon häufiger E-Mail-Kontakt? Dann darf es ruhig etwas umgangssprachlicher sein. Mit einem „Guten Tag“ oder einem „Hallo“ kannst du allerdings nie viel falsch machen.

Was noch bei der Einleitung beachten?

Wichtiger als die Grußformel ist es vielen Menschen und Arbeitgebenden eine persönliche Ansprache. Eine Floskel wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ ist also ein absolutes No-Go. Auf Englisch würde man etwas schreiben wie „To whom it may concern.“ Das zeigt, dass du dich nicht einmal darum bemüht hast, wer die E-Mail lesen soll. Es ist heutzutage ein Leichtes, herauszufinden, an wen deine Mail adressiert sein sollte.

Dazu musst du nur bei LinkedIn oder Xing nach der richtigen Position suchen und schon hast du einen Namen. Auch andere Social Media-Formate sind durchaus dazu geeignet, herauszufinden, wo die E-Mail hingehen soll.

Arbeitsmail beenden: Darum ist ein „Danke“ nicht das beste Ende

Nachdem wir nun geklärt haben, wie du eine Arbeitsmail beginnst, fragst du dich nun vielleicht, wie du sie beenden sollst. Viele beenden diese mit einer Dankbarkeitsklausel. Diese ist aber in vielen Fällen, und vor allem bei geschäftlichen Work-Mails, einfach nur eine Floskel, die man in diesem Sinne auch einfach weglassen kann.

Laut Business Insider zeigten Untersuchungen, dass Arbeitsmails, in denen man sich aufrichtig bedankt, viel häufiger beantwortet werden. Ein zu häufig genutztes „Danke“ kann aber wie eine unauthentische Floskel wirken und wird dadurch nicht ernst genommen.

Bedanke dich deshalb nur, wenn es auch wirklich etwas gibt, wofür man dankbar sein müsste. Und anstatt nur ein einfaches „Danke“ zu schreiben, kannst du eine ausführlichere Bemerkung machen, indem deinem/r Adressat:in klar wird, wofür du dankbar bist.

Fazit: Sei dir immer sicher, an wen du die Arbeitsmails schickst

Wenn du eine Arbeitsmail formulierst, solltest du dir immer im Klaren darüber sein, an wen das Geschriebene gerichtet ist. Schreibst du an einen langjährigen Kollegen oder eine Kollegin oder hast du zum ersten Mal Kontakt zu deinem Adressat oder deiner Adressatin? Je nachdem musst du die Bestandteile deiner Mail anpassen. Dann können dir nicht viele Fehler unterlaufen.