Die Digitalisierung hat auch bei der Steuererklärung Einzug gehalten. Immer mehr Menschen nutzen Softwarelösungen oder Online-Portale, um ihre Steuererklärung abzugeben – häufig inklusive digitaler Belege. Doch was akzeptiert das Finanzamt eigentlich in digitaler Form, und worauf sollten Steuerpflichtige achten?
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Digitale Belege: Was ist erlaubt?
Grundsätzlich akzeptiert das Finanzamt digitale Belege – allerdings unter bestimmten Voraussetzungen. Die wichtigste Grundlage hierfür ist die sogenannte GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“), wie es auf der Webseite des Bundesministeriums für Finanzen heißt.
Sie regelt, wie Belege digital gespeichert, aufbewahrt und auf Verlangen vorgelegt werden müssen. Dabei können zulässige Belege folgende sein:
- Eingescannte Papierbelege (z. B. Quittungen, Rechnungen)
- PDF-Dateien von Online-Rechnungen
- Fotografierte Kassenbons mit dem Smartphone
- Elektronische Kontoauszüge (z. B. als PDF oder CSV)
- Belege aus Apps oder digitalen Buchhaltungsprogrammen
Wichtig ist, dass die Belege unverändert, vollständig und lesbar aufbewahrt werden. Eine bloße Auflistung der Ausgaben reicht nicht – es muss ein prüfbarer Beleg vorhanden sein.
Aufbewahrungspflichten: Wie lange und wo?
Private Steuerzahler*innen unterliegen keiner gesetzlich fixierten digitalen Aufbewahrungspflicht. Trotzdem empfiehlt es sich, alle relevanten Belege mindestens vier Jahre lang aufzubewahren, wie die Vereinigte Lohnsteuer e.V. empfiehlt. Denn so lange kann das Finanzamt Änderungen oder Rückfragen zur Steuererklärung vornehmen.
Bei Selbstständigen und Gewerbetreibenden sieht es anders aus: Hier gilt in der Regel eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren, auch für digitale Belege, wie die Verbraucherzentrale schreibt. Diese müssen zudem so gespeichert werden, dass sie bei einer Prüfung elektronisch ausgewertet werden können – etwa durch spezielle Buchhaltungssoftware.
Steuererklärung: Clevere Tools für deine digitale Belegverwaltung
Zur digitalen Belegverwaltung eignen sich:
- Steuerprogramme wie WISO Steuer, Smartsteuer oder ElsterFormular
- Cloudbasierte Buchhaltungsdienste wie Lexoffice, sevDesk oder DATEV Unternehmen online
- Apps zur Belegerfassung, z. B. GetMyInvoices, Receipts, Finanzblick
Diese Tools helfen dabei, Belege sicher zu speichern, zu kategorisieren und bei Bedarf direkt an die Steuererklärung anzuhängen.
Digitale Belege: Was das Finanzamt nicht akzeptiert
Es gibt auch Grenzen: Das Finanzamt akzeptiert keine unleserlichen Scans oder unscharfen Fotos. Ebenso problematisch sind veränderbare Formate wie Word-Dateien. Belege sollten immer in einem nicht bearbeitbaren Format (PDF, JPG, PNG) gespeichert werden, wie Lohnsteuer kompakt schreibt. Darüber hinaus gilt: Eigenbelege – also selbst erstellte Quittungen ohne Fremdnachweis – sind nur in Ausnahmefällen zulässig und sollten gut begründet und dokumentiert werden.
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Fazit: Digital ist erlaubt – mit Sorgfalt
Digitale Belege werden vom Finanzamt akzeptiert, sofern sie den GoBD entsprechen: Sie müssen vollständig, unverändert, lesbar und nachvollziehbar sein. Wer sich an diese Regeln hält und digitale Belege strukturiert verwaltet, spart nicht nur Platz im Aktenordner, sondern auch Zeit und Aufwand bei der Steuererklärung.