Bei dem Thema Produktivität scheiden sich die Gemüter. Während die einen direkt Feuer und Flamme sind, denken die anderen zuallererst an die damit verbundene Anstrengung.

Dabei gibt es viele Gründe, warum du dich mit dem Thema unbedingt beschäftigen solltest. Denn produktiv arbeitende Menschen fühlen sich weniger gestresst, erzielen schnellere und bessere Ergebnisse und sind fast immer beruflich erfolgreicher – außerdem haben sie eine ausgewogenere Work-Life-Balance.

Dennoch ist es vollkommen verständlich, wenn du in diesem modernen Chaos, in dem alle immer schneller, höher, weiter wollen, ein wenig den Überblick verlierst. 

Das Geheimrezept, wie du deine Ziele dennoch erreichen kannst und dabei deine Produktivität steigern wirst, findest du hier.

Produktivität steigern: Sortiere aus und setze Prioritäten

Fällt es dir schwer, Prioritäten zu setzen? Dann bist du damit nicht allein. Denn viele Menschen haben Probleme damit festzulegen, welche Aufgaben wirklich wichtig sind. Dabei bezieht sich das Prioritäten-Setzen nicht nur auf die Arbeit, sondern auch auf das gesamte Privatleben. 

Sie schenken unbedeutenden Tätigkeiten zu viel Aufmerksamkeit, sodass ihnen die Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben fehlt. Die Folge: Zeitdruck, Stress & Burnout

Frau im Bett gestress
Einige Menschen scheinen ihre Produktivität beinahe mühelos zu steigern.

Im Gegensatz dazu gibt es noch den Typ Mensch, der scheinbar immer alles irgendwie auf die Reihe kriegt und bei dem du dich fragst, wie das eigentlich möglich ist und was sein Geheimrezept ist. 

Dabei ist die Antwort darauf ganz einfach: Er lebt und arbeitet äußerst produktiv.

Der Schlüssel zur Produktivität

Der Schlüssel zu mehr Produktivität ist einfach. Denn um mehr Energie zu haben und sich auf die Arbeit konzentrieren zu können, die wirklich wichtig ist, musst du nur eins tun: “Nein sagen”. Du kannst deine Produktivität nur steigern, wenn du nach dem Prinzip: „Weniger ist mehr,“ lebst.

Produktive Menschen haben gelernt “Nein zu sagen” und das auch gegenüber ihren Kollegen und ihrem Chef. Wenn du immer “Ja” sagst, dann wirst du irgendwann den Blick für das Wesentliche verlieren und langfristig erschöpft und überfordert sein.

“Leichter gesagt als getan”

Ganz so leicht ist die Umsetzung zu Beginn natürlich nicht. Um deine Produktivität zu steigern, ist es wichtig zu wissen, wovon Produktivität abhängt. Denn einige Umweltfaktoren kannst du nicht beeinflussen. Aber du kannst sie dir zunutze machen. Denn:

  • Vormittags bist du am produktivsten. Alles Wichtige solltest du daher noch vor dem Mittagessen erledigen.
  • Pausen sind essenziell, um produktiv arbeiten zu können.
  • Energie kommt nicht von ungefähr. Daher nehme ausreichend Nahrung zu dir und achte auf ein ausgewogenes Mittagessen.
  • Kaffee bringt dich übers Mittagstief, aber du solltest ihn gezielt einsetzen, damit dein Körper sich nicht an die Koffeninzufuhr gewöhnt.

Wenn du deine Produktivität langfristig steigern möchtest, dann wirst du merken, dass es immer wieder Höhen und Tiefen gibt. Du wirst “Ja sagen”, obwohl die bewusst ist, dass es kaum zu schaffen ist und du wirst dir keine Pausen nehmen, obwohl dein Körper sie dringend benötigen würde. 

Frau die mit Ursachen von Burnout kämpft
Auf diese Produktivitätskiller solltest du verzichten.

Dennoch gibt es 7 Produktivitätskiller, auf die du unbedingt verzichten solltest:

  1. Sei nicht 24/7 erreichbar.
  2. Vermeide das Arbeiten bei ständigem Lärm.
  3. Lasse dich nicht ständig von E-Mails oder deinem Handy ablenken.
  4. Nehme dir nicht mehr vor, als du schaffen kannst.
  5. Mache Pausen.
  6. Delegiere bei der Arbeit deine Aufgaben.
  7. Gebe privatem Stress nicht zu viel Raum.

Sicher gibt es noch mehr Produktivitätskiller, die meist auch von der Person oder dem Beruf abhängig sind. Stress steht jedoch bei fast jedem ganz oben auf der Liste und hat immer Einfluss auf das produktive Arbeiten.

Nach einer Studie äußert sich Stress durch verschiedene Symptome wie Gereiztheit, Konzentrationsstörungen, Nervosität, Verspannungen oder Schlafstörungen. Um deine Produktivität zu steigern, musst du genau hier ansetzen und bestimmte Techniken beherzigen.

Kleiner Tipp: Schwere Decken sollen gegen Schlafstörungen helfen.

1. Die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik setzt auf 5-Minuten-Blöcke. Dabei konzentrierst du dich fünf Minuten auf eine Aufgabe, ohne dich von deinem Handy oder neuen E-Mails ablenken zu lassen. 

Du wirst merken, dass du nicht nur sehr konzentriert sein wirst und fünf Minuten absolut machbar erscheinen, sondern auch, dass aus den fünf Minuten ganz schnell mal zehn oder zwanzig werden. 

Laptop Frau Essen
Mit dieser Methode wirst du deine Produktivität effektiv steigern.

2. Das GTD-System: “Getting Things Done”

Bei dieser Technik gibt es sieben Pfeiler. Als Erstes geht es um eine sinnvolle To-Do-Liste, denn diese verschafft dir einen ersten Überblick über deine Aufgaben. Danach folgt die Not-To-Do-Liste, die all die Dinge enthält, welche du heute oder generell auf keinen Fall tun möchtest. 

Das betrifft zum Beispiel Aufgaben, die dir deine Familie oder deine Kollegen ständig zuschieben und für die du einfach keine Zeit hast. 

Außerdem kann dir nach dem dritten Aspekt eine Projektliste bei der Arbeit dabei helfen, deine Projekte einzuteilen und zu strukturieren. Die Zeit, die du dadurch gewinnst, brauchst du viel mehr für den vierten Pfeiler, denn hier geht es um die Ideenliste. Auf dieser hältst du all deine Ideen und Einfälle fest. 

Diese kannst du auch in Notizbüchern schreiben, die den fünften Punkt umfassen. Wenn du stets alles aufschreibst, vermeidest du, dass du wichtige Dinge vergisst. Daher ist auch nach dem sechsten Aspekt ein Kalender besonders wichtig und nach dem siebten eine übersichtliche Ablage. Ordnung und Strukturen sind somit das A&O, um deine Produktivität zu steigern.

3.  Die Zwei-Minuten-Regel

Die sieben Pfeiler sind dir zu aufwendig? Dann versuche es mit der Zwei Minuten Regel. Alles, was du in zwei Minuten schaffen kannst, solltest du sofort erledigen. Alles andere solltest du an jemanden abgeben oder einen Tag bestimmen an dem du es erledigen kannst (daran solltest du dich dann aber auch halten).

Fazit: “Nein sagen” reduziert den Stress & verschafft dir Zeit

Zeit, die du dann für die wirklich wichtigen Dinge hast und die du dir frei einteilen kannst. Außerdem wirst du weniger gestresst sein und trotzdem zufriedener mit dem, was du geschafft hast. Denn langfristig ist die richtige Work-Life-Balance die einzige Möglichkeit, um deine Produktivität wirklich zu steigern.

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