Meetings gehören für viele zum Arbeitsalltag wie der morgendliche Kaffee. Doch Hand aufs Herz: Wie oft sitzt du in einem Call und fragst dich nach zehn Minuten, warum du überhaupt dabei bist? In einer Zeit, in der Kalender überquellen und Konzentration ein rares Gut ist, wird klar – nicht an jedem Meeting muss man teilnehmen. Warum das so ist und wie du eine Absage professionell kommunizierst, liest du hier.
Weniger Meetings, mehr Fokus: So wirst du wirklich produktiv
Warum du nicht an jedem Meeting teilnehmen solltest
Du sitzt wieder mal in einem Call und fragst dich, warum du überhaupt eingeladen wurdest? Dann bist du nicht allein. In vielen Unternehmen ist die Meeting-Kultur aus dem Ruder gelaufen – zulasten deiner Zeit und Konzentration. Warum du nicht bei jedem Termin dabei sein musst erklären wir dir im Folgenden:
1. Meetings kosten Zeit und Produktivität
Es gibt zahlreiche Studien, die belegen, dass Menschen durch ständige Meetings und Unterbrechungen weniger produktiv sind. Meetings nehmen Zeit in Anspruch, die an anderer Stelle produktiver genutzt werden könnte. Besonders wenn du in einem Meeting nur passiv zuhörst, ohne aktiv zum Thema beizutragen, verschwendest du nicht nur deine Zeit, sondern auch die deiner Kollegen. Anstatt stundenlang in Besprechungen zu sitzen, könntest du diese Zeit besser für fokussierte, tiefergehende Arbeit nutzen.
2. Kognitive Überlastung
Kognitive Überlastung ist ein weiteres Problem, das durch zu viele Meetings entsteht. Unsere Fähigkeit, Informationen zu verarbeiten, ist begrenzt. Wenn du ständig von einem Meeting zum nächsten hüpfst, wird es immer schwieriger, fokussiert und kreativ zu arbeiten. Statt produktiver Arbeit verbringst du den Großteil des Tages damit, dich zwischen verschiedenen Themen und Diskussionen hin- und herzuwerfen.
3. Erhöhtes Stresslevel
Zu viele Meetings können zudem zu einem Anstieg des Stresslevels führen. Wenn der Kalender ständig voll ist und du von einem Termin zum nächsten hetzt, bleibt keine Zeit für Pausen oder für die konzentrierte Arbeit an Projekten. Der ständige Druck, immer „online“ zu sein und nichts zu verpassen, kann dich sowohl mental als auch emotional belasten.
4. Fokusverlust
Jedes Meeting, an dem du teilnimmst, fordert deine Aufmerksamkeit. Wenn du also an Meetings teilnimmst, die nichts mit deinen aktuellen Aufgaben zu tun haben, riskierst du, deinen Fokus zu verlieren und wichtige Aufgaben zu vernachlässigen. Eine ausgewogene Arbeitsweise erfordert es, dass du deine Energie und Zeit auf die wirklich relevanten Themen konzentrierst.
So erkennst du Meetings, die du meiden solltest
Um herauszufinden, welches Meeting wirklich wichtig ist, solltest du dir folgende Fragen stellen:
- Was ist das Ziel des Meetings?
- Kann ich zur Zielerreichung etwas beitragen?
- Gibt es eine andere Möglichkeit, die Informationen zu erhalten?
- Ist meine Anwesenheit zwingend nötig oder nur „nice to have“?
Wenn du diese Fragen ehrlich beantwortest, merkst du schnell, welche Termine du streichen kannst.
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Meetings absagen: So machst du es professionell
Es ist wichtig zu wissen, wie man ein Meeting absagt, ohne unprofessionell oder uninteressiert zu wirken. Hier einige Tipps, wie du das geschickt angehen kannst:
1. Begründe deine Entscheidung sachlich und respektvoll
Wenn du ein Meeting absagen musst, erkläre kurz und sachlich, warum du nicht teilnehmen kannst. Eine einfache, aber respektvolle Erklärung reicht oft aus. Du könntest sagen: „Ich habe festgestellt, dass meine Teilnahme an diesem Meeting nicht erforderlich ist, da der Schwerpunkt auf Themen liegt, bei denen ich nicht direkt involviert bin. Stattdessen werde ich mich auf die Bearbeitung meines aktuellen Projekts konzentrieren.“
2. Biete eine alternative Lösung an
Wenn du denkst, dass du eine Information aus dem Meeting benötigst, biete eine Lösung an. Zum Beispiel könntest du vorschlagen: „Könnte ich nach dem Meeting eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Punkte erhalten, falls etwas für mich relevant ist?“ Das zeigt, dass du weiterhin engagiert und bereit bist, mit deinem Team zusammenzuarbeiten, ohne Zeit in Meetings zu verschwenden.
3. Sei transparent und offen
In einigen Fällen kann es hilfreich sein, deine Arbeitsweise zu erklären. Du könntest zum Beispiel sagen: „Ich konzentriere mich derzeit auf eine wichtige Aufgabe, die viel Fokus erfordert, und daher möchte ich Meetings nur dann besuchen, wenn mein Input wirklich gefragt ist.“ Das kann dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden und deinen Kolleg:innen klarzumachen, dass du nicht grundsätzlich desinteressiert bist.
Fazit: Zeit ist dein wertvollstes Gut – geh bewusst damit um
Meetings sind nicht per se schlecht – aber ihre Inflation ist ein Produktivitätskiller. Lerne, Einladungen zu prüfen, gezielt abzusagen und deinen Kalender aktiv zu gestalten. So schaffst du Raum für das, was zählt.