Besonders im Homeoffice sind wir alle mit neuen Herausforderungen konfrontiert, wenn es darum geht, den Arbeitstag zu planen. Es gibt einfach zu viele Dinge, die ablenken, die Routine durcheinanderbringen oder das Stresslevel ansteigen lassen. Wir stellen dir daher fünf Fehler vor, die du unbedingt vermeiden solltest, wenn du deinen Arbeitstag planst.
Arbeitstag planen: Mehr Struktur für bessere Arbeit
To-do-Listen und andere Gedächtnisstützen helfen nachhaltig für mehr Produktivität am Arbeitsplatz. Das liegt daran, dass man seine Aufgaben direkt vor Augen hat und sich mit einem Häkchen hinter einer erledigten Aufgabe belohnen kann. Allerdings gibt es – nicht nur bei To-do-Listen – viele Dinge, die man falsch machen kann. Wir stellen dir fünf Punkte vor.
1. Zu wenig Zeit einplanen
Zu wenig Zeit für die Aufgaben einzuplanen, die du schaffen musst, ist Gift für Produktivität im Arbeitsalltag. Denn wenn du permanent der Zeit hinterherläufst, bearbeitest du die Aufgaben nicht nur oberflächlich, sondern bist auch permanent gestresst und unzufrieden. Die eigene Geschwindigkeit beim Arbeiten richtig einzuschätzen, ist allerdings ein Thema, das man erlernen kann. Notiere dir einfach, wenn du eine Aufgabe beendet hast, wie viel Zeit du gebraucht hast. So kannst du es in Zukunft realistischer einschätzen. Außerdem solltest du dir am Ende des Tages immer deine To-do-Liste anschauen. Wenn mehr als drei Aufgaben übrig geblieben sind, solltest du dein Zeitmanagement überdenken.
2. Deinen Tag, auf den Terminen anderer aufbauen
Es ist extrem wichtig, dass dein Arbeitstag nicht auf den Terminen anderer fußt. Es kann immer ein Termin abgesagt werden, ein:e Mitarbeiter:in krank werden oder Deadlines nicht eingehalten werden. Wenn du deinen Arbeitstag komplett nach anderen ausgerichtet hast, wird dich das aus dem Konzept bringen und deine Produktivität mindern. Priorisiere also immer deine eigenen Aufgaben und lege dir Alternativen zurecht, falls ein Termin platzt.
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3. Keine Deadlines festlegen
Auch wenn Deadlines scheinbar zunächst Druck ausüben, ist es sehr wichtig welche zu haben. Zum einen solltest du dir selbst Deadlines festlegen, um produktiv an einem Projekt zu arbeiten und am Ende ein Erfolgserlebnis zu haben. Zum anderen solltest du aber auch im Team klare Deadlines kommunizieren, damit jede:r weiß, wann er/sie die erarbeiteten Ergebnisse präsentieren muss.
4. Immer „Ja“ sagen
„Nein“ sagen zu können, ist das wahrscheinlich wichtigste Gut, um einen organisierten und gesunden Arbeitsalltag zu haben. Wenn kurzfristig ein:e Kolleg:in zu dir kommt und dir eine Aufgabe aufdrücken will, die allerdings dein ganzes Konzept durcheinander bringen würde, lerne „Nein“ zu sagen. Natürlich gilt das nicht immer – Hilfsbereitschaft ist ebenso wichtig – allerdings sagen viel zu viele Menschen zu allem und jedem „Ja“ ohne dabei auf sich zu achten.
5. Keine Arbeitsmodus zu haben
Leider findet das Arbeiten zwischen Tür und Angel immer noch zu häufig Anwendung. Hier ein Call in der Bahn, da ein Meeting auf dem Flur. Um einen organisierten Arbeitsablauf zu haben, solltest du dir einen Arbeitsmodus aneignen. Stelle dein Handy auf stumm, lege dir Snacks und ein Getränk bereit und definiere feste Arbeits- und Pausenzeiten. So bist du nicht nur produktiver, sondern am Ende des Tages auch zufriedener mit dem, was du geschafft hast.