In einer Welt voller To-do-Listen, Projektmanagement-Tools und ständiger Ablenkung ist es gar nicht so einfach, den Überblick zu behalten. Viele von uns setzen auf Klassiker wie Trello, Asana oder Evernote – doch es gibt eine ganze Reihe weniger bekannter Produktivitätstools, die wahre Gamechanger sein können. Hier sind fünf Tools, die du (vielleicht) noch nicht kennst – aber definitiv ausprobieren solltest.
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5 Produktivitätstools, die du garantiert noch nicht nutzt – aber solltest
Du glaubst, du kennst alle Produktivitätstools? Wahrscheinlich nutzt du die bekannten Namen – aber einige echte Geheimtipps bleiben oft unentdeckt. Hier kommen fünf Tools, die du mit hoher Wahrscheinlichkeit noch nicht kennst, die aber dein Zeitmanagement und deine Effizienz aufs nächste Level bringen können.
Tipp: Viele dieser Tools bieten kostenlose Grundversionen – ideal zum Ausprobieren, ohne Risiko.
1. Notion Calendar – der intelligente Kalender für Profis
Wenn du Kalender-Apps nur noch als bunte To-do-Sammlungen empfindest, probier Notion Calendar. Die App bietet dir nicht nur eine klare Übersicht, sondern lässt sich nahtlos mit Notion, Google Calendar und sogar Meeting-Tools wie Zoom integrieren. Du kannst direkt aus dem Kalender Termine erstellen, Links teilen oder Meeting-Notizen verknüpfen – alles in einem cleanen, modernen Design. Dabei ist Notion Calender für diese Personen besonders nützlich. Projektmanager*innen, Freelancer*innen und alle mit vielen Meetings.
2. Toggl Track – Zeitmanagement ohne Stress
Kennst du das Gefühl, dass der Tag einfach nicht genug Stunden hat? Toggl Track hilft dir dabei, den Überblick über deine Arbeitszeit zu behalten, ohne kompliziert zu sein. Mit nur einem Klick startest und stoppst du den Timer für jede Aufgabe. So findest du heraus, welche Tätigkeiten tatsächlich Zeit fressen – und wo du noch Luft nach oben hast. Das Tool ist ideal, wenn du deine Produktivität steigern und deine Arbeit bewusster gestalten willst.
3. Scribe – Prozesse dokumentieren in Sekunden
Du musst regelmäßig Kolleg*innen erklären, wie etwas geht? Mit Scribe dokumentierst du Prozesse im Handumdrehen: Einmal klicken, den Vorgang durchspielen – und Scribe erstellt automatisch eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Screenshots. Perfekt für Onboarding, FAQs oder Support-Dokumente. Besonders nützlich ist das Tool für: HR, Support, Teams mit wiederkehrenden Abläufen.
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4. Grammarly – deine persönliche Schreibassistenz
Professionelle Texte sind das Aushängeschild im Job. Grammarly unterstützt dich dabei, fehlerfrei und klar zu kommunizieren – egal ob E-Mail, Bericht oder Social-Media-Post. Das Tool prüft Grammatik, Rechtschreibung und sogar den Stil in Echtzeit. So vermeidest du peinliche Fehler und verbesserst ganz nebenbei deinen Schreibstil. Ein echter Geheimtipp für alle, die viel texten müssen.
5. Zapier – automatisiere deine Routineaufgaben
Zapier ist wie ein digitaler Assistent, der verschiedene Apps miteinander verbindet und repetitive Aufgaben automatisiert. Du kannst z. B. automatisch E-Mail-Anhänge in Cloud-Ordner speichern oder neue Kontakte direkt in dein CRM eintragen lassen. So sparst du wertvolle Zeit, die du für wichtigere Dinge nutzen kannst.
Fazit: Mit den richtigen Tools produktiver und entspannter arbeiten
Produktivität heißt nicht, ständig mehr zu schaffen, sondern cleverer mit deiner Zeit umzugehen. Diese fünf Tools können dir dabei helfen, deinen Arbeitsalltag besser zu organisieren, fokussierter zu bleiben und lästige Routineaufgaben zu automatisieren. Wenn du sie ausprobierst, wirst du merken: Effizienter Arbeiten macht nicht nur mehr Spaß, sondern schafft auch Raum für die wirklich wichtigen Dinge.